【対応策あり！】　テレワーク・在宅勤務の「３つの課題」とその対応策とは？

働き方改革をきっかけとして、テレワークや在宅勤務といった多様な働き方を取り入れる企業が増えてきました。

テレワーク・在宅勤務は、労働人口が減少中の日本にとって、働き手を確保するために導入必須の制度ともいえ、企業にとっても大きなメリットがあります。
さらに、コロナ禍による「新しい生活様式」の影響から、急速に普及が進んでおり、これから導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。

注目度が高まっているテレワーク・在宅勤務ですが、関心はあっても、「具体的にどんな準備が必要かわからない」、「導入したいけど、何か問題が起きそうで不安」など、漠然とした疑問や不安を抱える人事担当者の方も多いことと思います。

また、十分な準備ができないままに導入したものの、従来の働き方では生じることのなかった、様々な課題に直面しているという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、テレワーク・在宅勤務について、以下の2点を解説していきます。

• テレワーク・在宅勤務における利点
• テレワーク・在宅勤務における課題とその対応策

また、もっとも大きな課題となる「管理方法」についての対応策として、管理ツール活用のポイントもご紹介いたします。

テレワーク・在宅勤務の３つの利点

まずは、テレワーク・在宅勤務を導入する利点について解説していきます。

【テレワーク・在宅勤務導入の３つの利点】

• 優秀な人材を確保しやすくなる
• 通勤費・オフィス賃料を節約できる
• ライフワークバランス・生産性の向上が見込める

１．優秀な人材を確保しやすくなる

企業側にとっては、「働き方」の選択肢が豊富な環境を整えることで、優秀な人材を確保しやすくなるというメリットが見込めます。

子育てや介護など様々な事情を抱える人にとって働きやすい環境が整備されていることは、採用の面でも、離職防止の面でもポジティブな効果が期待できます。

また、優秀な人材であるほど、より「自分にとって働きやすい環境」を求めて、流動しやすい傾向にあります。

そのため、企業側としては、「優秀な人材が自社を選択する、また、その人材に働き続けてもらうメリット」を用意しておく必要があるのです。

テレワーク・在宅勤務といった柔軟な働き方は、そのようなメリットの１つになり得ます。

２．通勤・オフィス費用を節約できる

テレワーク・在宅勤務の導入により、毎日の出社が必須とはならなくなるため、経費の削減が見込めるという点もメリットの１つです。

これまで毎日分支給していた通勤交通費を、出社回数分のみの支払いとすることで、通勤経費の削減が見込めます。

また、オフィスの賃貸契約を縮小・解約することで、オフィス賃料や光熱費の削減を図ることもできます。

これまで、オフィス賃料は企業運営における必須コストともいえましたが、コロナ禍でその状況が変化してきており、テレワーク・在宅勤務導入を契機に、オフィスの縮小・解約を実行した企業が増えてきています。

「本当に必要な経費とは何か？」をいま一度見直してみても良いかもしれません。

３．ライフワークバランス・生産性の向上

働く従業員側にとっては、テレワーク・在宅勤務を導入すると、通勤などにかける労力が減るため、その分ライフワークバランス、および生産性の向上を見込むことができます。

今まで通勤や移動に費やしていた時間を他のことに投資することで、体力的にも精神的にも余裕が生まれ、ライフワークバランスを保つことが期待できるのです。

また、心の余裕からモチベーションを保ち仕事の生産性を上げるというメリットも見込めます。

空いた時間をスキルアップにまわすことで、より高度な成果を生み出すことが出来たり、趣味や交流に時間を投資することでイノベーションが生まれたり、今まで以上の成果を生み出す可能性もあります。

テレワーク・在宅勤務の３つ課題と対応策

ここまで解説してきたように「場所や時間にとらわれない」利点をもつ働き方であるテレワーク・在宅勤務ですが、その一方で、「在宅で仕事をしていて、運動不足により健康面に支障をきたすケース」や、「仕事を一人で抱え込んでしまい、精神・体力面を蝕んでしまうケース」などもおこりやすく、企業側には適切なマネジメントが求められます。

ここで、テレワーク・在宅勤務の実施における課題について解説していきます。
また、それぞれの課題に対する対応策も紹介いたしますので、参考にしてみてください。

【テレワーク・在宅勤務における３つの課題】

• １．コミュニケーションが不足する
• ２．勤務実態の把握が難しい
• ３．労災判定が難しい

１．コミュニケーションが不足する

テレワーク・在宅勤務の場合、物理的な距離が離れていることから、コミュニケーション不足が懸念されます。

同じ空間にいると雑談や質問がしやすく、不明点・懸念点の解消や意識共有が簡単にできるものですが、離れた場所にいると「ちょっとした話」の機会は減ってしまいます。

上司と部下、または同僚とコミュニケーションが取れずに、仕事や問題を1人で抱えてしまうというというのは危険な状態です。

テレワーク・在宅勤務導入においては、社員間の「ちょっとした話」がしやすい環境を整える必要があります。

【対応策】　ツールの活用で密な会話を

様々なクラウドサービスを利用して、社員間の情報共有・コミュニケーションがしやすい環境を整備しましょう。

テレワーク・在宅勤務導入にあたって、以下のクラウドサービスの利用は「必須」と言っても過言ではありません。

• チャットツール
• Web会議/スケジュール管理システム
• ファイル共有システム

これらのクラウドサービスは、情報共有やオンライン・コミュニケーションを容易にしてくれるため、テレワーク・在宅勤務以外の目的で導入している企業も多いのではないでしょうか。

ただし、これらのコミュニケーションツールが十分な効果を発揮するためには、その使い方が重要なポイントとなります。

例えば、特に重要なコミュニケーション手段となるチャットツールを使用する際は、以下のようなことを意識してみましょう。

チャットツールの効果的な使い方

• 小規模なグループを作って気軽に質問できる場を作る
• 細かいルールにこだわらない
• 形式張らずにライトなやり取りをする
• なるべくリアルタイムに返答する

細かいルールや形式、上下関係などに捉われすぎずに、誰でも気軽に発言できる場を作ることが重要です。大人数では、ちょっとした発言や雑談がしづらくなってしまうため、チーム単位など小規模でグループを作ることをお勧めします。

また、役職者は積極的に発言するようにしましょう。小さなことでもいいので、どんどん発信していきましょう。チームの意識共有がしやすくなりますし、部下も発言しやすくなります。

２．勤務実態の把握が難しい

テレワーク・在宅勤務は、各自が業務を実施する場所が分散されるために、勤務実態の把握・管理が難しいという面も挙げられます。

テレワーク・在宅勤務は、勤務時間とプライベートの境界線があいまいになりがちです。
このような実態から、いわゆる「サボり」に論点が向くことが多いのですが、「過重労働や隠れ残業が発生しやすい」という面も大きな課題となっております。

労働時間が長時間化する背景には、上司や管理者の「目の届かないところ」で業務を実施しているために生じる、適切な業務把握や評価についての不安感があるとされています。

そういった問題を防止するためにも、企業は従業員の勤務実態をより具体的に把握する必要があります。

【対応策】 仕事内容を「見える化」

「会社に出社していること」が「勤務していること」とイコールではないように、「PCが稼働していれば勤務中」とは言えません。

まず、「勤務時間を管理すること」自体に捉われすぎず、本質は何かを意識するようにしましょう。
勤怠と連動して、「今日、何の仕事に、どのくらい時間をかけたのか？」という点に着目した工数管理を取り入れることにより「業務を可視化」することをお勧めします。

工数管理は、より具体的に仕事内容を把握する取り組みであるとともに、従業員が自身の業務について何にどれぐらい時間を使ったかを意識づける契機ともなります。

漠然と「何時間働いたか」という“ものさし”ではなく、「どんな仕事に、どれぐらい時間をかけているか」を数値として可視化することは、従業員側、企業側双方にとって、正当な評価に結び付く試みといえます。

ただし、工数管理をおこなう際には、以下の点に注意しましょう。

【工数管理におけるポイント】

• 「管理すること」自体に捉われすぎない
• なるべく「リアルタイムで入力」して貰えるような仕組みを作る

３．労災判定が難しい

テレワーク・在宅勤務の実施により、「誰が、いつ、どこ」で業務を行っているのかが多様となり、一律の勤怠管理では難しくなります。また、テレワーク・在宅勤務の「労災判定が難しい」という点も挙げられます。

どのような勤務形態であったとしても、労働者災害補償保険法の適用を受けること自体は可能です。
業務が原因で労働者が負傷・疾病・死亡してしまった場合には、保険給付を受けることができるのです。

厚生労働省の『テレワーク導入のためのQ＆A集』には、労災が認定された事例として以下のケースが紹介されています。

“自宅で所定労働時間にパソコン業務を行っていたが、トイレに行くため作業場所を離席した後、作業場所に戻り椅子に座ろうとして転倒した事案。これは、業務行為に付随する行為に起因して災害が発生しており、私的行為によるものとも認められないため、業務災害と認められる。”

テレワーク・在宅勤務の場合、この「業務行為に不随する行為か否か」という判断が難しい面があります。

企業は、こういったトラブル防止の面でも、従業員の勤務場所・勤務実態について把握することが必要です。また、従業員の労働状況に応じて精神・健康状態を定期的に確認し、適宜面談が行なえるようにしなければなりません。

【対応策】 勤務場所・時間・労働状況を把握

テレワーク・在宅勤務の際は、スケジュール管理システムや勤怠管理システムなどで、勤務場所の記載をするようルール化しましょう。

上長・人事・同僚と勤務場所や勤務状態を共有しておくことで、なんらかの際に状況確認がしやすくなるためです。

また、テレワーク・在宅勤務にも対応した管理を行うためには、クラウド型システムを採用しましょう。クラウド型であれば、インターネット環境があればどこからでも利用と管理が可能だからです。

テレワーク・在宅勤務の勤務実態を把握するためには、クラウド型勤怠管理システムを採用して、従業員の勤務状況をできるだけリアルタイムで入力してもらえる仕組みを整備することをお勧めします。

なお、勤怠管理システムを導入の際は、従業員各自が必要な申請や届け出を、忘れずに提出・申告できるような仕組みも重要です。

さらに、「打刻漏れなどに対してアラートを出すことができるか」>や「過重労働に対してアラートを出すことができるか」といった観点も重視しましょう。

まとめ：成功のカギは「ツールの活用」

テレワーク・在宅勤務導入の成功のカギは、「ツールの活用」にあります。
特に、以下の３つのツールを使いこなせるかが重要です。

• チャットツール
• Web会議/スケジュール管理システム
• 勤怠管理システム（クラウド型）

また、これらのツールを導入・使いこなすにあたって使い手の「意識」がポイントとなります。
以下の点を心がけましょう。

• 気軽なコミュニケーション
• 積極的な情報共有
• 「監視」ではなく「管理」

物理的な距離やコミュニケーションにおける課題に対応した、様々なツールを組み合わせて、テレワーク・在宅勤務のメリットを生かした働き方づくりに向けて、取り組んでみてはいかがでしょうか。

はじめから完璧を目指さずに、「導入後に改善していく」というマインドで取り組むことも大切です。変化していく時代に取り残されないよう、まずは一歩踏み出してみましょう。

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