北辰商事株式会社 様
ご利用ID数：2,800（2021年5月時点）
17店舗のストアからなる
社員・常用パート社員は2,000名以上。
kinnosukeの導入が紙文化脱却への
大きな１歩となりました。
社員・常用パート社員は2,000名以上。
kinnosukeの導入が紙文化脱却への
大きな１歩となりました。
導入前
- 打刻はスライド式の磁気ICカードレコーダーを利用
- 勤怠管理は紙ベースで記載、確認/承認、データにまとめて管理
【課題】
- スライド式のカード打刻のため、物理的な摩擦が多く、
カードの劣化によるエラーや、修繕・作成の手間がかかっていた - 根強い紙文化から脱却できない
- 残業時間・有給休暇の管理者負担を軽減したい
導入後
- タイムレコーダー「TIME DOC」にて非接触式のICカードを利用
- kinnosukeで勤怠管理をIT化・自動化
【効果】
- 非接触型のICカード打刻にしたことで、物理的な損傷が減り、修繕等のコストが軽減
- ペーパーレス化で印刷出力・書類保管作業を削減
- 残業時間・有給休暇の残日数を本人確認できるようになり、管理者負担減の業務効率が向上
導入のきっかけ
紙文化の脱却を行うため勤怠管理システムを検討。
使い勝手や機能性、費用対効果を考えた結果、
kinnosukeがストライクゾーンに入りました。
使い勝手や機能性、費用対効果を考えた結果、
kinnosukeがストライクゾーンに入りました。
Q,導入のきっかけは何でしたか？
以前契約していた勤怠管理システムは、使用してかれこれ20年以上。保守契約が切れるのをきっかけに、電子化による紙文化脱却の話が上がりました。業務運用に関して紙の文化が根強く、改善の意志がありながらもなかなか脱却できずにいたからです。そこでタイムレコーダーを含め、新しい勤怠管理システムを検討することになりました。
Q,どのようにご検討されましたか？
まずはネットで評価の高い上位複数の勤怠管理システムを検討対象にしました。その後は詳しい情報を収集・比較した上で絞り込み、最終候補の数社にプレゼン・ヒアリングを依頼し、kinnosukeに決めました。決め手は機能性と価格ですね。費用対効果を考えた結果、ストライクゾーンに入ったのがkinnosukeでした。あとは有給休暇5日取得の管理と、使い勝手が良さそうだったこと。そして最初のきっかけである紙文化脱却が、最新のシステムによるIT化・自動化で可能になると考えました。沢山の勤怠管理システムの中から絞り込んだ中で、kinnosukeがベストな選択だったと思います。
導入時のエピソード
多量の勤務・雇用形態を電子化するための打ち合わせや設定が大変でしたが、
丁寧に説明・対応いただいたため、導入期日に間に合う事ができました。
丁寧に説明・対応いただいたため、導入期日に間に合う事ができました。
Q,最初のヒアリングから導入までの期間はいかがでしたか？
最初からスケジュールありきで「ここで導入完了」とＥＮＤを決めてお願いしました。ヒアリングも含め、打ち合わせを重ねましたが、「こんなに大変なんだ」と正直思いましたね。当社の勤務・雇用形態が一般の企業より複雑なこともありますが、電子化するにはここまで細かく設定しないといけないのかと。でも丁寧に説明・対応いただいたことで、導入前の状況でも内容を理解しやすかったです。
Q,サポート面でのご感想はいかがですか？
最初は社員も分からないことが多く、サポートに問い合わせながら対応しました。年末の忙しい時期に100人程の新規登録が上手く入力できない事がありましたが、サポートに連絡したところ直ぐに対応いただいたので事なきを得ました。いつも丁寧に対応いただき助かっています。
導入のメリット 1
紙ベースの時は必要だった諸々の作業やコストを削減でき、
管理担当者の知識や経験に頼っていた管理部分も
IT化・自動化したことで、経験の浅い担当者でも
容易に管理できるようになりました。
管理担当者の知識や経験に頼っていた管理部分も
IT化・自動化したことで、経験の浅い担当者でも
容易に管理できるようになりました。
Q,以前はどのように勤怠管理されていましたか？
遅刻・早退・欠勤等は書類に記載して店長が承認。それらの書類を事務員がデータ入力し、改めて紙ベースでチェックしていました。締め日前には勤怠管理担当者がシステムエラーを目視確認で拾い上げていたので、熟練の知識や経験が必要になります。
また以前のタイムレコーダーはスキャン式だったため、カードの磁気が弱くなったり、曲がったり等が原因で、打刻時のエラーや故障の連絡も頻繁でした。
また以前のタイムレコーダーはスキャン式だったため、カードの磁気が弱くなったり、曲がったり等が原因で、打刻時のエラーや故障の連絡も頻繁でした。
Q,今はどのように勤怠管理されていますか？
今まで締め作業時に行っていた印刷出力・書類保管作業が、データで管理し始めてから大幅に削減できたので、事務員たちも随分楽になったようです。kinnosukeは入力・申請漏れを自動通知するので、経験の浅い担当者でも管理が容易になりました。
また、非接触型のタイムレコーダーを採用したことで以前の物理的な打刻エラーがなくなり、カードに掛かるコストも削減できました。
ただ幅広い年代の従業員が2,000人以上いますので、全員の切り替えにはまだ至っておらず、以前の紙申請を事務担当者がkinnosukeに代理入力しています。今後はkinnosukeに慣れる期間を保ちつつ、徐々に移行できればと考えています。
また、非接触型のタイムレコーダーを採用したことで以前の物理的な打刻エラーがなくなり、カードに掛かるコストも削減できました。
ただ幅広い年代の従業員が2,000人以上いますので、全員の切り替えにはまだ至っておらず、以前の紙申請を事務担当者がkinnosukeに代理入力しています。今後はkinnosukeに慣れる期間を保ちつつ、徐々に移行できればと考えています。
導入のメリット 2
社員の月締め作業が格段に早くなった事で、
月次給与の締め作業が20〜30%軽減。
有給休暇管理も社員と事務員が共有できるので安心です。
月次給与の締め作業が20〜30%軽減。
有給休暇管理も社員と事務員が共有できるので安心です。
Q,月締め・承認作業の効率化について？
以前はどの社員も１日程かけて月締め作業をしていましたが、kinnosukeを導入してからは半日で完了しているようです。そのため月次給与の締め作業に要する時間は、社内の業務見直しも含めて20～30％程削減できたと思います。
また承認側の感想として、以前は有給休暇等の申請者と相対して対応していましたが、今では空いている時間に承認できるようになりました。お互いに時間の無駄が無くなり、全体的に効率が良くなったと思います。ただし簡単になった分、安易に承認すると現場が大変なので、改めて各店の責任者に現場を把握する意識の大切さを伝えました。
また承認側の感想として、以前は有給休暇等の申請者と相対して対応していましたが、今では空いている時間に承認できるようになりました。お互いに時間の無駄が無くなり、全体的に効率が良くなったと思います。ただし簡単になった分、安易に承認すると現場が大変なので、改めて各店の責任者に現場を把握する意識の大切さを伝えました。
Q,有給休暇管理の部分はいかがですか？
以前は給与計算が終了してから有給休暇の残日数が反映されるシステムだったので、タイムラグによる超過取得が常に気がかりでした。また各社員の有給休暇の残日数や残業時間を正確に把握しているのが事務担当者のみだったため、社員は自ら都度問い合わせる必要がありました。kinnosukeにしてからは、それらのデータを社員本人や上司、事務担当者ともリアルタイムに共有できるので安心です。
また新システムを選定する上で、初めに確認したのが有給休暇5日取得の管理でした。
当社は従業員数が多く、有給休暇付与日もバラバラなので、全てをアナログで把握するには限界があります。事務員の負担を減らすためにも、各社員の有給休暇日数を管理し、取得を促す機能は重要項目でしたね。
また新システムを選定する上で、初めに確認したのが有給休暇5日取得の管理でした。
当社は従業員数が多く、有給休暇付与日もバラバラなので、全てをアナログで把握するには限界があります。事務員の負担を減らすためにも、各社員の有給休暇日数を管理し、取得を促す機能は重要項目でしたね。
導入のメリット 3
残業時間等を自動で計算するので、社員自身で
時間超過しないための時間調整をしやすくなりました。
現場に負担をかけない運用を優先した事で、
無理なく業務の効率化ができたようです。
時間超過しないための時間調整をしやすくなりました。
現場に負担をかけない運用を優先した事で、
無理なく業務の効率化ができたようです。
Q,社員の皆さまの反応はいかがですか？
「紙がいらなくなった」と皆喜んでいます。有給休暇・残業時間・出勤簿をすぐに確認できますし、社員自身でも36協定の残業時間等に注意しながら業務時間を調整しやすくなりました。実は以前まで、社員たちは出退勤後に、業務時間を各自メモして管理していたんです。計算間違い等で時間超過することもありましたが、自動化によって今ではそのような心配も無くなりました。
Q,勤怠管理担当者様の反応はいかがですか？
当社は各店舗に1～2名の勤怠管理担当者を配置しています。システムの入れ替えを含め、ペーパーレス化に関しては長期的な目線を持ちつつ、まずは現場に負担をかけない運用を優先しました。現場の勤怠管理担当者たちも、無理なく業務を効率化できたようです。
Q,給与システムとの連携はいかがでしたか？
人事・給与システムは他社のシステムを採用していますが、kinnosukeと上手く連携できていると思います。
ＨＯＹＡさんに色々ご相談してプランを立てていただき、スムーズに連携できました。
ＨＯＹＡさんに色々ご相談してプランを立てていただき、スムーズに連携できました。
店舗運営をされているお客様は、商品管理をデータ・システム化される事が多いですが、
勤怠は正社員やパート等、働き方も年代も幅広いうえに事業所も複数あるため、
新しいシステムが導入しづらく、旧体制のまま管理されているところがまだ多くあるようです。
今回北辰商事様に導入いただいた事で、段階事に使用者を移行する施策や、
打ち合わせ時に伺ったご意見等、弊社としても良い経験となりました。
これからもkinnosukeの機能向上を図り、次に活かせる取り組みを行なって参ります。
勤怠は正社員やパート等、働き方も年代も幅広いうえに事業所も複数あるため、
新しいシステムが導入しづらく、旧体制のまま管理されているところがまだ多くあるようです。
今回北辰商事様に導入いただいた事で、段階事に使用者を移行する施策や、
打ち合わせ時に伺ったご意見等、弊社としても良い経験となりました。
これからもkinnosukeの機能向上を図り、次に活かせる取り組みを行なって参ります。
〈2018年5月掲載〉
※本事例に記載された情報は2018年5月時点のものです。閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
※本事例に記載された情報は2018年5月時点のものです。閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
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