【おすすめ勤怠管理システムもご紹介】エクセル勤怠管理のメリット・デメリット

働き方改革が推進され、勤怠管理システムが普及してきましたが、いまだにエクセルでの勤怠管理をしている企業も多くあります。

Excel（エクセル）での管理にはコストが安いというメリットがある反面、デメリットも多くあります。
本記事では、エクセルでの勤怠管理におけるメリット・デメリットについて確認するのと併せて、オススメの勤怠管理システムについてのご紹介をしてまいります。

今よりももっと効率の良い勤怠管理方法を導入したいと思っている企業は、ぜひ本記事を参考にしてもらえると幸いです。

1.勤怠管理の必要性

勤怠管理は、労基法順守のため、および従業員の給与計算を行う際に欠かせないものです。
また、勤怠管理は、企業活動の実態を把握するうえでも、とても重要なものとなります。

各従業員の勤怠状況を把握しておけば、原価を把握しやすくなることや労働時間短縮や生産性向上にもつながりやすくなります。また、勤怠管理をきちんと行うことで長時間労働を削減のきっかけにもなり、従業員の離職も防げるようになります。

そのため、企業は従業員たちの労働時間、残業時間、有給休暇の取得状況など、さまざまな情報を正確に記録・管理していかなくてはならないのです。

しかし、近年は、働き方が多様化しており、非正規雇用や短時間勤務者・テレワーク活用者などが増え、勤怠管理が煩雑化している状況です。

では、一体どのようにして正確な勤怠管理を実現していけば良いのでしょうか？

2.エクセルの勤怠管理（メリット編）

「Excel（エクセル）」は、Microsoft社が提供しているオフィスソフト向けのソフトウェアです。
さまざまな関数が利用できることや大量のデータの集計分析などが可能なことから、勤怠管理ツールとしても活用されてきました。

このエクセルを使った勤怠管理の一番のメリットは導入コストがほとんどかからないことです。

少し前のWindowsパソコンには、エクセルやワードが標準で搭載されているものが多かったため、無料で使うことも可能でした。現在はサブスクリプション制となっていますが、低価格な料金となっているため、導入コストの負担がかかりません。

そのほかにも、「自社にとって本当に必要な管理項目のみを作成できる」、「複雑な操作や管理を覚える手間がかからない」といった利点もあります。

権限を自由に設定でき、追加や修正がしやすいことも、エクセルを使った勤怠管理の良いところと言えます。

3.エクセルの勤怠管理（デメリット編）

エクセルでの勤怠管理にはメリットだけでなく、デメリットもあります。

一番のデメリットは、ミスが発生しやすいことでしょう。

手動での入力、更新、計算を行うと、どうしても間違いが起きやすくなる面があります。

基本的に、エクセルでの作業はアナログ操作となるため、ダブルチェックを行うなどの手間もかかってしまいます。なので、従業員数がある程度の規模以上になると、エクセルでの管理は難しくなります。

また、勤務実態を把握しにくい点も、エクセルのデメリットです。
1ヶ月分の勤怠をまとめて入力する従業員がいる場合には、労働状況をリアルタイムで把握するのが難しくなってしまうことでしょう。直行・直帰、出張時の正確な勤務時間管理にも、難があります。

従業員の労働状況をリアルタイムに把握できないと、長時間労働やサービス残業が発生する可能性が高まってしまいます。

そのほかにも、特定の人物へエクセルの記録や修正の権限を与えてしまうことで、データに客観性がなくなってしまうというデメリットもあるのです。

4.働き方改革関連法で2019年以降はエクセル管理は推奨されていない

今後もエクセルで勤怠管理を続けていく予定、あるいは、これからエクセルで管理を行おうとしている場合は注意が必要です。

なぜなら、2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、改正労働安全衛生法が一部改正されたからです。

厚生労働省が定めている「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、以下のような記載があります。

“始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
（ア） 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
（イ） タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。”

つまり、勤務実態が把握しにいうえに、客観的なデータとなりにくいというデメリットのあるエクセルでの勤怠管理は、国の推奨基準に満たないおそれがあるのです。

5.エクセル以外の勤怠管理とは？

エクセルの代わりとなる方法して、勤怠管理システムを導入する企業が増えてきました。
勤怠管理システムは、大きく分けて、以下の2つの種類があります。

これらの勤怠管理システムを導入するメリットの１つは、リアルタイムでの管理が可能となる点です。更新履歴もシステム上に残るため、データの客観性が高いという利点もあります。

そのほかにも、「業務効率化ができる」、「世の中の仕組みは法改正に合わせて柔軟にアップデートができる」といった点も、勤怠管理システムの導入のメリットです。

勤怠管理システムのデメリットは、導入コストがかかる点です。自社のルールに合わせてシステムをカスタマイズして構築すると、高額な費用が必要になります。

できるだけ導入コストを抑えたいのであれば、クラウド型の勤怠管理システムを検討してみると良いでしょう。

6.オススメの勤怠管理システムkinnosuke（キンノスケ）

企業の生産性を高めるうえで、従業員の勤務実態の把握は必須となります。

正確、かつ、効率良く管理を行うためには、公平性や客観性の高い勤怠管理システムを導入するのがベストです。コロナ禍でのリモートワークや、時差出勤などの時流の変化にも柔軟に対応できます。

クラウド型勤怠管理システムであれば、オンプレミス型と比較して低コストで導入可能です。また、随時機能アップデートも行われるためメンテナンスの手間がかかりません。

最後に、おすすめのクラウド型勤怠管理システムとして、「kinnosuke」（キンノスケ）をご紹介いたします。

多くの企業に選ばれているkinnosuke（キンノスケ）の特徴を確認していきましょう。

15年の実績とノウハウを持つ

kinnosuke（キンノスケ）は、クラウド型の勤怠管理システムの販売を始めてから15年以上の実績を持っています。時代や環境の変化にも対応しやすく、導入後の継続率は98.1%を誇ります。

打刻だけではなく便利な機能を多数搭載

kinnosuke（キンノスケ）は、便利な機能を多数搭載しています。
打刻だけでなく、休暇管理・申請承認・集計を一括管理でき、給与ソフトと連携も可能です。

便利なアラート機能も搭載されており、効率化に最適です。

⇒ 勤怠管理システムkinnosukeの便利な機能を紹介

kinnosuke（キンノスケ）導入事例ご紹介

kinnosuke（キンノスケ）を、実際に導入した企業様の事例を紹介いたします。

＜2000名規模　小売企業＞

⇒勤怠管理システムkinnosuke（キンノスケ）のお客様導入事例詳細ページ

まとめ

働き方改革以降、企業はより客観的で正確な勤怠管理を求められています。

勤怠管理システムの導入を検討されている企業、または現在の管理方法の見直しをしたいという企業は、まずは製品資料をダウンロードしてみてはいかがでしょうか。