株式会社クオカード 様
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フレックスタイム制度開始と併せて
勤怠管理システムを一新。
クラウド型だから、
テレワークも手軽に始められました。
株式会社クオカード
導入前
  • 自社構築の勤怠システムで管理(フレックス未対応)
  • フレックスタイムを他社製のシステムで管理
【課題点】
  • 他社製のシステムでは、会社全体で運用するのに機能が不十分。
  • 給与のための勤怠システムデータを一部手作業で計算していた。
  • 打刻機の処理が遅く、出退勤時に打刻の渋滞がおきていた。

導入後
  • フレックスタイムの勤怠記録をkinnosukeで一元管理
  • 各部署の出勤簿記録をkinnosuke内で3年間保管
【課題点】
  • 月次出勤簿締めの手作業が解消。従業員の意識も変わり申請漏れが少なくなった。
  • 「統計・グラフ分析機能」で従業員の稼働状況が把握しやすくなった。
  • タイムレコーダー(TIMETRAC・TIMEDOC)の導入で打刻待ちの渋滞が解消した。

導入のきっかけ

フレックスタイム制度導入のために
クラウド型の勤怠管理を探していました。
自社に適した使い勝手の良さが決め手です。
Q,導入までの経緯を教えていただけますか?

導入前は、自社スタッフが開発したオリジナルの勤怠管理システムを利用していました。自社内の制度変更などにも小回りが利いて良かったのですが、開発したスタッフしか設定変更できないという問題もありました。またフレックスタイム制度を導入予定だったので、今後は「クラウド型でメンテナンスも委託できるシステムが望ましい」という判断になり、新しい勤怠管理システムを探していました。

quoカード

Q,他社の勤怠管理システムも検討されましたか?

実は以前、すぐにフレックスタイム制度を導入する部署があったため、早期運用ができる触れ込みを聞き、他社製勤怠管理システムを利用していました。しかし、基本的に自分たちで設定するシステムだったので、電話サポートで問い合わせはできましたが、ひとつひとつの問題解決までかなり難航しました。そのため、今後全部署でのフレックスタイム制度適用や、部署異動が多い年度末の対応を考えると、業務負担が大きく、運用が難しいのではと思い、再検討を行う事にしました。その点から、kinnosukeの対応規模と組織メンテナンスのやり方は、自社に最適でした。

導入時のエピソード

導入支援の担当者が、人事課の悩みを理解してくれて頼もしかったです。
運用開始も、事前説明会により就業規則の切替えがスムーズにできました。
Q,システム設計の打ち合わせはいかがでしたか?

導入を決定した時点で、全社フレックスタイム制度開始の時期が迫っていました。そのため、早く導入したい気持ちを伝えたところ、HOYAの導入担当者から「皆様のシステム変更を無事に成功するためには、システム開発も含め、ある程度の時間を要します。出来る限り急ぎますが、もう少し猶予をください」と、システム導入の安全性を考慮した提案をいただきました。結果的に少し制度開始時期をずらす事になりましたが、それでもタイトなスケジュール。1回の打ち合わせも長時間話し合い、常に資料のやり取りをするなど、お互いに全力で早期導入を目指しました。ヒアリングでは、労働基準法に関する話も相談しやすく、人事課の悩みを理解してくれたので、とても頼もしかったですね。こちらの要望や質問にも、導入支援チームが柔軟に対応いただいたので、一緒に頑張る事が出来たのだと思います。

Q,システム設計の打ち合わせはいかがでしたか?

社員へは事前説明会で、フレックスタイム制度とkinnosukeの案内をしました。就業規則と勤怠管理システムの切替えが同時だったのが、タイミング的に良かったと思います。初めは、以前の「入口でカード打刻」から「PCでログイン打刻」への変更に慣れないスタッフもいましたが、事前説明会の効果もあり、今では問題なく運用できています。

導入のメリット 1

Kinnosuke機能の活用で月次締め作業が以前の半分程度に短縮できました。
また、タイムレコーダー導入により、課題だった「打刻の渋滞」が解決しました。
Q,勤怠管理の工程短縮にはお役に立てましたか?

以前は、支部の勤怠管理データを本社にメール送信してもらい、集めたデータを紙出力で保管していました。また、先にフレックスタイム制度を導入していた部署の他社製システムも併せて計算する必要があり、最終的に2つのシステムデータを手作業で統合していました。そのため、締め作業に5営業日程かかっていましたが、kinnosukeを導入してからは、およそ半分の時間で締められるようになりました。kinnosukeのエラーチェック機能のおかげで未申請の人も少なく、出勤簿の抜け漏れを確認する作業もラクになりましたよ。

Q,タイムレコーダー(打刻機)の導入はいかがでしたか?

タイムレコーダーは、当初コストを抑えるために以前の打刻機をそのまま使用する予定でしたが、性能上打刻時の読み込みが遅く、出退勤時に渋滞がおきる問題を抱えていました。その事を導入担当者に相談したところ処理が早いTIMETRAC・TIMEDOCを提案いただき、導入する事へ。今では渋滞も無く快適に打刻できています。

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導入のメリット 2

TOP画面に必要な情報を表示できるのが便利。
特に統計情報のグラフ表示は、他部署の上司達にも勧めたい機能です。
Q,お気に入りの機能がございますか?

申請承認時のハンコ機能です。今まで捺印で確認していた事もあり、感覚的にも視覚的にも分かりやすいところに好感が持てました。取り下げも出来るのが良いと思います。また[統計・グラフ分析機能]が気に入りました。社員の稼働状況や、有給休暇の取得状況などを視覚的に表示するので、短時間で把握しやすいです。kinnosukeはログイン時のTOP画面に表示する情報を選べるので、各部署の上司達が統計機能を表示・活用すれば、今よりも部下の状況が管理しやすくなると思います。一般社員も[有給休暇の残日数]などを表示できるので、自己の就業管理に役立っていると思います。

Q,テレワークも始められたそうですね?

(2020年)3月に全社で運用を開始しました。以前のシステムでは、カード打刻が出社必須でしたが、kinnosukeならスマートフォンや自宅のPCからも打刻できるので、手軽にテレワークを始められました。

quoカード

フレックスタイム制度の一斉導入などを行う上で経験豊富な導入支援チームメンバーがヒヤリングを行い、事項や課題を把握して、お客様の最適な勤怠管理をご提供しております。
また、昨今の「働き方改革」の旗の下、多岐に渡る労働制度が運用されていますが、kinnosukeでは、変わる続ける「働き方」に常に対応し、進化をしていきます。

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