勤怠管理を効率化。
客観的な記録の明確化で勤怠意識が高まり、生産性の向上につながりました。
- 内製の勤怠管理システムを使用
- 機能が足りない部分は手作業で補充
- 内製システムでは機能が不十分で、改修作業も負担になっていた。
- 手作業での管理が多く、ヒューマンエラーのリスクがあった。
- 通門時間などの客観的な記録と、申請時間との乖離の確認が難しかった。
- kinnosukeとPCログ取得機能の連携 ※で、
客観的記録を取得 - アラート機能などで従業員の勤怠管理意識を改革
- システム改修の負担を解消。
- 勤怠管理業務の作業時間・資料の紙費用を大幅に削減。
- 客観的な記録が残り、法律面・健康面のリスクも改善。
導入のきっかけ
法改正や社内制度の度に行う改修が負担に。
機能の充実性と解りやすさ、
導入時の提案力が決め手になりました。
内製の勤怠管理システムを使用していました。就業時刻を日々入力して申請し、休暇やテレワークなどは発生の都度に申請。上司はそれぞれのタイミングに合わせて承認という形です。内製のシステムなので法改正や社内制度変更の度に社内で改修する必要がありました。しかし追加できない機能などで理想の形にできず、最低限の設定で終わってしまうなど、以前は改修作業が大きな負担になっていました。
管理面でも申請漏れや長時間労働などのチェック・連絡について手作業の部分が多く、ヒューマンエラーのリスクを常に懸念していました。また諸々の確認作業に時間を要していたので、自動化されたチェック・アラート機能の必要性を考えていました。
２年前から利用している給与明細システム「与之助」の印象が大きいですね。導入がスムーズでしたし、支障なく運用できているので、とても愛着を持っています。その経緯で、この度「kinnosuke」が候補の１つに挙がりました。
複数のシステムと比較検討した上で、採用の決め手が５つありました。①様々なアラート機能が充実していた。②機能要件の充足度が高かった。③優れたUIで直感的な操作が可能だったため、スムーズに移行できそうだった。④導入の流れが、当社とのヒアリングに基づいた上で、最も合う形を提案・設定いただけるようになっていた。⑤HOYAさん自体が製造・販売展開している会社なので、当社と業態が似ていた。これらの点から「kinnosuke」の導入を決定しました。
(HOYA) 確かに、弊社は製造業さまから多くのお問い合わせやお引き合いをいただいております。蓄積したノウハウがありますので、設定に反映できる部分も多かったのだと存じます。
営業・工場・管理系などの勤務体系や、カレンダーの異なる複数の代理店、短時間勤務・フレックスなどの労働パターンにも対応・自動計算ができる点も、当社にとって選定のポイントになりました。
導入のメリット１
システムもUIが優れており、シンプルで使いやすいのがメリットだと思います。
最初に当社の制度や勤務体系をしっかり把握した上でヒアリングいただいたので、安心してスタートすることができました。ご提案も当社のことを考えていろいろ提案された点がとても印象的です。設定が複雑になりそうな特殊な要件に関しては、より運用が楽になるように複数の提案をいただきました。
(HOYA) 皆様から事前に多くの資料をご提供いただけましたし、こちらの質問にも迅速にご回答くださいました。やり取りがスムーズだと、出来上がるシステムの品質も向上しますので、皆様のご協力に心より感謝いたします。
トップパネルを含めシンプルで使いやすいのが強みだと思います。打刻や申請などの入力が分かりやすく、申請書はガイドのポップアップなどUIが工夫されています。従業員の中にはITツールが苦手な方もいるので、私たちも解りやすさを重要視していましたが「以前と比べて使いにくい」などの声が出ず、無事スムーズに移行できました。「kinnosuke」という親しみやすい名前も気に入っています。
導入のメリット 2
紙の費用を大幅に削減できました。
記録の客観性が高まった点でも満足しています。
勤怠管理の仕事量と質が大きく変わりました。導入前は出勤簿訂正や長時間労働のチェックなど、手作業による工数が多く大変でした。導入後は自動化されたチェック・アラート機能で勤怠管理の工数が約30％削減でき、ヒューマンエラーのリスク軽減につながりました。また「kinnosuke」は出勤簿等が画面上で確認できるので、勤務実績表の配布やエラーリストの出力が不要になり、紙の費用は100％削減しました。
以前のシステムではICカードによる通門時間と申請された就業時間に乖離が発生した場合、システム外でチェックし個別に連絡する必要がありました。今回「kinnosuke」を導入し、PCログ取得システムと連携したことで、自動的に突き合わせて確認できるようになりました。さらに客観性も高まり、とても良かったと思います。
導入のメリット3
従業員の意識が高まり、生産性の向上につながったと思います。
長時間勤務のアラート効果によって長時間労働が減った印象があります。さらに始業・終業時刻とPCログとの乖離が一定時間以上あった場合、理由を記載するように設定したことで、サービス残業防止の意識がかなり高まりました。今回設定した様々な機能により、従業員の勤怠管理の意識が高まり、生産性の向上につながったと思います。私自身も意識がかなり変わりました。他にも客観的な記録が残るようになったことで、今まで見落としがちだった業務の実態も把握できるようになりました。
(HOYA) 実態を把握できるというのは、「kinnosuke」でも重要視している点です。今まで導入された企業様も実態を把握するところから、システムの運用と併せて社内規定の変更などに取り組まれています。実態が分かったということは非常に良い点かと存じます。
よく電話するのですが、いつも丁寧にご対応いただいて大変助かっています。
(HOYA) 「kinnosuke」はサポート体制にも力を入れておりますので、今後ともご活用いただけますと幸いです。
システム改善について
アラートに関して、直属の上司までで良いアラートと、役員まで通知したいアラートが異なるので、アラート別にグループ化できる機能があると便利です。またメールの件名をアラート別の名称にすると、より認知しやすくなると思います。他には労働パターンの設定内容について、エクセルで抽出できると画面以外でも確認出来るので助かります。後は統計情報を入れる部分ですが、当社では自分の勤務実績をグラフで確認するようにしています。一目で分かりやすいのは良いのですが、グラフだけでは正確な時間が把握しづらいので、そこが改善されると、より実績を把握しやすくなると思います。
(HOYA) 改善のご要望などは今後の開発予定にも考慮されますので、今後もお気づきの際に是非ご連絡ください。来季も比較的大きな改修・開発が目白押しになっておりますので、皆様にとって利便性が高まる開発を進めて参ります。
開発が進み、ますます使いやすくなることを楽しみにしています。
注：『ez-PCLogger』は、株式会社ニッポンダイナミックシステムズの製品です。
※ 本事例に記載された情報は2022年3月時点のものです。閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
INTRODUCING
CONTACT