【導入って大変?】失敗しない勤怠管理システムの選び方のポイント
タイムカードや手書きなどのアナログな勤怠管理から、勤怠管理システムに移行したいと考えても、導入が難しそう、全員が使いこなせるか心配、給与システムとスムーズに連携できるか不安など、迷ってしまう企業は少なくありません。
本記事は、「勤怠管理システムの選び方と導入のポイント」について解説していきます。
- 「勤怠管理システムを入れたいけど導入が不安……」
- 「全社員が使うシステムなので、失敗したくない」
という方におすすめです。
1.勤怠管理システムを検討する際に準備する情報
勤怠管理システムを検討するにあたっては情報収集を行うと思います。システム導入の前に準備しておきたい情報をご紹介します。
打刻や申請の承認経路なども含めた運用フロー
出退勤打刻や給与計算といった、入口と出口だけを考えてはいけません。実際に起こり得る状況を踏まえなながら、現場に適した運用フローが構築できるシステム化を検討しましょう。
休暇などの申請がシステム上でスムーズにできるかなど、運用フローを想定しておきましょう。
勤務パターンの整理
システム導入の際にはシフト、フレックス、時短勤務など、勤務パターンを整理しておくことが必須です。残業集計や休日出勤の場合の運用についても勤務形態ごとに整理が必要です。
また、近年増えているテレワーク勤務者(在宅勤務)や時差出勤がある場合についても、パターンの洗い出しをしておきましょう。
現場のローカルルールの把握
営業所で直行、直帰が多く、その際は電話連絡やメール連絡だけで済ませているなど、拠点ごとのローカルルールがある場合も事前に把握し、システムに反映できるか検討しましょう。
給与計算に必要な情報やフォーマットの確認
給与計算ソフトやシステムと直接連動できるのか、集計したデータをファイル形式にして読み込ませることができるかなど、現在の給与計算ツールとの相性をしっかり確認しましょう。
システム導入により解決したい課題を明確化
勤怠管理システムを導入する際の一番の目的、解決したい課題を明確化しましょう。
課題が明確になっていないと自社に合ったサービスやシステムを選び出せず、システム導入効果を十分に発揮することができません。
「締め日の集計業務を効率化したい」、「直帰やテレワークでもシステム的には各自で登録できるようにしたい」など、システムを導入することで解決したい課題を明確化することが重要です。システム導入後に後悔する前に、時間を割いてでも行いましょう。
2.自社に適したシステムの選定基準
勤怠管理システム導入の課題や運用フローなどの整理が完了したら、それらに適したシステムを選んでいきます。選定基準の重要なポイントをご紹介します。
解決したい課題がクリアできるか
勤怠管理システム導入によって解決したい課題がクリアできるかは、最重要となる基準です。
「勤怠データ集計を効率化したい」、「外勤スタッフを含め全従業員の勤務実態を把握したい」など、システム導入の目的とも言える課題がクリアできるか、まずは確認しましょう。
システムが現場に浸透するか
便利な機能が搭載されていても、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。
システム選定の際は、〇か×かで判断するのではなく、「どういう手順で運用するのか」という点を意識しましょう。
便利な機能の有無だけにこだわりすぎず、画面の見やすさや使いやすさが重要です。
自社のスタッフのITリテラシーや現場の状況を踏まえ、運用が最適化できるか、現場に浸透するかをしっかり検討しましょう。
コスト対効果
システム導入により得られるメリットがコストと見合うかどうかを見極めましょう。
コスト対効果について検討する際は、「システムを導入することで削減が見込める人件費」など、目に見えない効果も踏まえてシミュレーションしましょう。
システム導入に必要な環境があるか
勤怠管理システムの導入にあたって必要な環境が用意できるかの確認も必要です。
想定している運用フローによって必要な機器や環境は異なります。
- 拠点ごとにパソコンがある
- 各従業員がスマホやタブレットを持っている
といった現状の環境に対して、導入検討中のシステムが適しているか確認しましょう。
新規で環境準備が必要な場合、コストについても確認しておく必要があります。
3.【失敗しないために】勤怠管理システム選定の確認リスト
勤怠管理システム選びのチェックポイントをお伝えします。システム導入に失敗しないために、確認しておきましょう。
デモンストレーション・体験版で使いやすさや機能の確認
システム選定の際はデモンストレーションでシステム画面や操作性を確認しましょう。
- 画面の見やすさ
- スマホでの操作性
- システム設定のしやすさ
- 各機能の動き
- 打刻漏れアラートや時間外労働アラートの動き
といった部分を中心に、人事、ユーザー、双方の観点から使いやすさの確認が必要です。
できれば、体験版環境(トライアル)を用いて実際に操作性を確認しましょう。
サポート体制の確認
サポートはシステム導入成功の肝になります。
システム導入時だけではなく、システム導入後においてもサポートは重要です。
- サポートツール(電話・メール・チャットなど)
- システム導入時のサポート
- 緊急時の対応
など、サポート体制についてシステム選定段階で確認しておきましょう。
無料体験版(トライアル)で検証
デモンストレーションで画面を確認するだけでなく、無料体験版で実際に検証してみましょう。
実際にシステムを触り、サポートに問い合わせをすることで、システムが自社に適しているか、使いやすさだけではなく、「サポートへの相談のしやすさ」「レスポンスの速度」「スムーズに問題解決できるか」といった点の判断もできます。
システムアップデートの頻度の確認
「労働法などの改正に応じてアップデートされるか」「顧客の要望をサービスに反映しているか」など、システムを継続して利用するメリットがあるかどうかを確認しましょう。
導入を検討中のシステムが、「自社でシステム開発をしているのか」、または「代理店なのか」も重要なポイントです。
自社でシステム開発をしている場合、お客様の要望にダイレクトに触れ、サービスに反映していくことができるからです。
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4.勤怠管理システム導入のポイント
自社に適したシステムが見つかっても、導入時に手間取って、スタッフの勤怠管理に停滞が生じるのは避けたいものです。
勤怠管理システム導入のポイントを押さえておきましょう。
導入のポイント:初期設定が重要
初期設定をしっかり行わないと、稼働後に障害が発生する場合や実際の現場の運用と合わなくなります。
焦らず、面倒臭がらず、きちんと要件を整理してから設定をするのがポイントです。
勤怠管理システム導入の流れ:2パターン
勤怠管理システム導入には大きく2つのパターンがあります。
1.自社で設定
まず、パソコンに体験版をダウンロードするなどして設定し、体験期間を通じて検証を行います。
問題なければ、正式に契約を結び、そのまま本稼働に移行するパターンです。
2.設定代行を依頼
デモンストレーションやトライアル環境での検証を通じて検討を行い、納得したら契約します。システム会社側で企業の実情、運用に合わせて初期導入設定を代行してくれます。設定完了後は検証して本稼働へ移行するパターンです。
勤怠管理システム「kinnosuke(キンノスケ)」の場合
kinnosukeではいずれのパターンにも対応しており、ニーズや自社の担当者のITスキルや知識、予算などに合わせて選ぶことができます。
1.自社で設定
kinnosuke Self Editionなら初期費用無料、1ユーザーあたり月額300円(税抜)です。
初期費用なしで、自社で簡単に設定でき、低コストで導入できます
もっとも、kinnosuke Self Editionなら設定時に電話・メール・オンラインデモシステムの画面共有などでサポートしてくれるので、システム設定に不安がある方も安心です。
2.設定代行を依頼
kinnosuke導入サポートプランは 専任の導入支援チームが、要件に合わせて設計を行った上でシステム設定を代行してくれます。
初期費用が発生しますが、導入後は1ユーザーあたり月額300円~(税抜)で利用できます。
詳しくは、「導入の流れページ」をご覧ください。
5.まとめ
kinnosukeは10数年以上の実績とノウハウを持つHOYAが提供しており、お客様継続率98.1%と高い評価を得ています。
低コストなプランでもサポートが得られ、必要があれば、専任の導入支援チームが支援してくれるので安心です。
kinnosukeならお客様の勤怠管理システム導入成功に向けて、最適なプランを選択していただくことが可能です。
ほかにも紹介できていない機能や事例が多数ありますので、ぜひ確認してみてください。
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