【効率化だけじゃない!】勤怠管理システムを導入するメリットを徹底解説

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは従業員の勤怠管理をシステム化してスムーズにし、給与計算などを効率化して、残業や有休の管理もスムーズにできるようにする目的で導入されるサービスです。

なぜ、勤怠管理システムが注目されているかは、勤怠管理が必要になる背景が大きく影響しています。導入を急ぐ企業が増えている理由を見ていきましょう。

昨今の人事労務環境の変化

昨今の人事労務環境の変化が一番の背景です。法制度などで求められることが増えてきました。
多くの企業が悩まされている対応について、改めて確認していきましょう。

働き方改革

国主導で推進されている働き方改革では、ワークライフバランスの充実が求められます。
子育てや介護と両立しやすいよう、有給は30分単位で取得できるようにする、時短勤務を認める、テレワークの導入で育児をしながらの勤務や通勤ラッシュのストレスを減らすなどの対応が必要です。

残業管理の重要性

残業のしすぎによる過労死やメンタルヘルスを病んでの自殺者などが増え、残業管理にシビアな目が向けられています。
サービス残業をさせればブラック企業と言われて信頼も落ちるため、残業管理を徹底して残業代もしっかり支払わなければなりません。

コロナで変化した勤怠管理市場

コロナの影響で、テレワークを導入したり、ローテーション勤務などのワークシェアリングを実施したり、新たな働き方が導入されています。
これまでとは異なる働き方にマッチした勤怠管理システムの導入が急がれています。

こんなお悩みありませんか?

とりあえず、どうにかなっているという企業でも、次のような課題を抱えているなら、勤怠管理システムの見直しが必要かもしれません。

テレワーク推進で勤怠管理の必要性が急浮上

テレワークにより、上司の目が行き届かなくなった、始業と終業の確認を電話やメールでやるのが面倒、自宅でエンドレスで仕事をしている社員がいて健康面や労基法の面が心配ではありませんか。

エクセルで管理していて人事労務業務が大変

複数に分かれている事業所のデータを転記してミスが出た場合やうっかり作業中のデータを消してしまい、締め日に大量の残業をしていませんか。

残業時間の把握ができていない

残業管理を労基署から厳しく指導されているのに、実は残業時間の把握ができていない企業も少なくありません。
こんな時代だからこそ勤怠管理システムが必要です。

勤怠管理システムができること

では、勤怠管理システムを導入すると何が変わるのでしょうか。
まずは、どんなシステムがあるのか種類を見ていきましょう。

勤怠管理システムの種類

タイムレコーダー型

従来のタイムカードシステム連動型のイメージです。
社員証などに組み込んだICカードや事前に従業員の指紋を登録しておくことで、画面にタッチするだけで勤怠が記録でき、システムへと反映されます。

オンプレミス型

サーバーやパソコンにソフトをインストールして利用する、自社運用タイプです。

クラウド型

オンライン上で管理できるシステムで、各自がパソコンやスマホなどを使って勤怠の記録ができ、管理者側もログインすれば簡単に確認や必要な作業ができます。

各型のメリット・デメリット

各型のメリット・デメリットを確認していきましょう。

タイムレコーダー型

メリット

  • 現在のタイムカード方式に似ており従業員の抵抗感がない
  • さまざまな現場に設置可能

デメリット

  • 職場が分かれている場合、機器が複数必要でコストがかかる
  • 有給などの申請や承認ができない
  • テレワークや直行・直帰に対応できない

オンプレミス型

メリット

  • 給与計算システムなど既存のシステムと連携させやすい
  • 自社独自のサーバーで管理するのでデータ流出のリスクが少なくセキュリティ面で安心

デメリット

  • サーバーの設置や保守管理にコストがかかる
  • 導入まで時間がかかる
  • 専門技術のあるスタッフがいないとトラブル時などに面倒

クラウド型

メリット

  • すぐにでも導入可能
  • いつでもどこでも利用できるのでテレワークや直行・直帰、出張などにも対応できる

デメリット

  • 外部のオンラインサービスを利用するため個人情報流出などのリスクがある
  • パソコンやスマホなどを使いこなせない従業員へのフォローが必要
  • 従業員全員が利用できるよう必要に応じてパソコンやスマホを買い揃えなくてはならない

結局どれが良いの?

勤怠管理システムの導入をしたいが、種類が多くて選べない場合、今の時代に選ぶべきはクラウド型勤怠管理システムです。
それはなぜなのか、以下でメリットを見ていきましょう。

クラウド型管理システムのメリット

いつでもどこからでも勤怠管理ができる

パソコンやスマホとネットにつながる環境があれば、テレワークや直行・直帰、出張時にも勤怠管理が可能です。

初期コストを抑えられる

タイムレコーダーやサーバーなどの購入、設置費用がかかりません。
今の時代、多くの企業で1人1台パソコンやタブレットをすでに支給していますし、各自が所有するスマホからでも、IDとパスワードを使ってアクセスが可能です。

アップデートに強い

自社側でソフトの入れ替えやプログラムの更新などを行わなくても、サービス提供者側が新たなプログラムを提供してくれれば、すぐにアップデートできます。
労働環境をめぐる法制度などが変わっても、すぐに対応できるのもメリットです。

人事総務担当者の手入力を減らせる

入力ミスや転記ミスなどを防ぎ、業務の負担軽減が図れます。

効率化による時間削減

給与計算などの手間も省け、作業時間が削減され人件費も抑えられます。

HOYA「kinnosuke」だからこそできること

もし勤怠管理システムの導入をお考えならkinnosukeがおすすめです。
ここから、多くの企業に選ばれているkinnosukeの特徴を確認していきましょう。

10数年以上の実績とノウハウを持つHOYAが提供

時代や環境の変化にも対応しやすく、お客様継続率は98.1%を誇ります。
打刻だけでなく、有給休暇・残業申請から承認までを一括管理でき、給与ソフトと連携も可能です。

機能をご紹介

kinnosukeの主な機能を見ていきましょう。

出退勤等の勤怠管理

各自のパソコンやスマホをはじめ、職場に設置された共有パソコンからのログイン打刻や、ICカード・指紋認証・暗証番号による打刻など、職場の環境に合わせて利用できます。

早遅・有休等各種申請

早遅や有休、残業などの申請をオンライン上で気軽にでき、管理者の承認作業もオンライン上ですぐに完結します。

労働時間・有休取得の労基法対策

労基法に定める労働時間超過や有給休暇取得日数をリアルタイムで監視でき、法令の上限を超過しそうな従業員を検知した場合、本人や上司、管理者などにアラートを通知することや出勤簿のデータをもとに年5日以上の有休取得を推進するアラートを出して、スムーズな労基法対策が可能です。

社内伝達用のシフト作成

簡単操作でシフトスケジュールを作成して、オンライン上で配布できます。
変更があってもすぐに最新の状態に見直せます。

業務状況を確認する工数管理

工数管理機能が搭載されており、プロジェクトに費やした時間と目安単価の算出して可視化できます。

社内伝達用のお知らせ機能

便利な社内伝達用のお知らせ機能があるうえ、マルチランゲージ機能もあるので、外国人スタッフがいてもスムーズな情報伝達が可能です。
詳しくは、「主な機能ページ」をご確認ください。

「kinnosuke」導入事例のご紹介

実際に導入した企業様の事例を紹介いたします。

フレックスタイム制度にもテレワーク体制にもすぐ対応できました

導入支援チームのサポートを利用したので、複雑なフレックスタイム制度の初期設定も問題なくでき、スムーズに移行ができました。
タイムカードやタイムレコーダーが不要で、テレワーク中のパソコンやスマホで簡単に始業と終業の登録ができ、リアルタイムで確認できるのも便利です。

ほかにも導入事例を掲載しておりますので、ぜひ一度ご確認ください。
勤怠管理システムkinnosukeのお客様導入事例

まとめ

働き方改革が求められる中、より効率的で透明性の高い勤怠管理が求められています。
コロナ禍でテレワーク推進が求められる中、いつでも、どこからでも勤怠管理できるシステムがあるとスムーズにテレワークが始められます。
テレワーク導入に伴い、すぐに勤怠管理システムを導入したい場合も、クラウド型なら、初期コストを抑えられるうえ、オンラインサービスなのですぐにでも利用が可能です。
これらの条件を満たすクラウド型勤怠システムなら「kinnosuke」を選びましょう。
ご不明点やご不安なことがございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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