【効率化だけじゃない！】勤怠管理システムを導入するメリットを徹底解説

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠管理をシステム化し、客観的に管理を実現するサービスです。勤怠残業や有休などの管理業務・給与計算業務をスムーズに行うことを目的に導入されることも多く、業務効率化には欠かせないものです。

近年、勤怠管理システムの導入をする企業が大幅に増加しています。それには、時代的な背景が大きく影響しています。まずは、勤怠管理システム導入を急ぐ企業が増えている理由を見ていきましょう。

昨今の人事労務環境の変化

昨今の「人事労務環境の変化」が一番の要因と言えるのではないでしょうか。「長時間労働の抑制・管理」や、「休暇の取得義務」、「コロナウィルスの蔓延をきっかけとした在宅勤務の推進」など、企業人事はこれまで以上に従業員の勤怠管理を厳密に実施しなくてはいけない状況になってきています。

働き方改革

国主導で推進されている働き方改革では、ワークライフバランスの充実が求められます。

「子育てや介護と両立しやすいよう時間単位の有給休暇を導入する」、「時短勤務を認める」、「時差出勤を導入する」など、多様なバックグラウンドを持つ人材を活用できるよう制度を整える企業も増えてきています。

クラウドサービスやスマホの普及

クラウドサービスやスマホが普及する以前は、勤怠管理に限らず「紙」を中心とした業務管理が多かったかと思います。

しかし、昨今はクラウドサービスやスマホが一般化しました。システム・端末を誰でも簡単に使いこなすことができるようになったことから、管理業務のシステム化がしやすくなったとも言えるのではないでしょうか。

勤怠管理における課題例

「現状は勤怠管理システム導入を急ぐ必要はない」と考えている企業でも、次のような課題を抱えているなら、勤怠管理方法の見直しが必要かもしれません。

テレワーク推進を進めたい

「テレワークを導入した、または推進していきたいが、管理や評価が難しい」といった企業は少なくありません。労働時間を明確に把握する事が難しいため、「気づいたら部下が長時間労働をしていた・・」というケースも往々にしてあります。

勤務開始・終了時刻の管理はもちろん、休憩時間の管理や日々の業務内容についてもこれまで以上にきっちりと管理をしていく必要がありますが、「管理業務の負荷は増やしたくない」という企業側の苦悩もあります。

その点、クラウド型の勤怠管理システムであれば、在宅勤務・テレワークであっても勤務開始・終了時刻、休憩時間などの管理ができます。また、工数管理機能が搭載されたシステムを導入すれば、在宅勤務・テレワークという環境においても日々「何のタスク・プロジェクトにどのくらいの時間を費やしたか」を管理することができます。

⇒ 勤怠管理システムkinnosuke（キンノスケ）の工数管理機能

エクセルで管理していて業務負荷が重い

エクセルで勤怠管理をしている場合、従業員数が増えると業務負荷がかなり重たく感じるようになり、管理が難しくなっていく企業が多いです。

また、「複数に分かれている事業所のデータを転記する際にミスしてしまった」といった、給与支払い金額のミスに繋がるリスクも孕んでいます。「従業員によっては記入にタイムラグがあり、リアルタイムに全体の勤怠状況を把握できない」といったデメリットもあります。

勤怠管理システムを導入すれば打刻・勤怠データが自動集計されていくので、月次の人事労務負荷がかなり軽減されます。また、リアルタイムに勤怠管理状況を把握し、残業が多い従業員に対して指導をするなどの対処ができるようになります。

残業時間の把握ができていない

「勤怠状況・残業時間の把握ができておらず、労基署から是正指導を受けてしまった」という企業も少なくありません。特に、前述の通り、紙やエクセル管理を行っている場合、勤務の実態が把握しづらいため、システム導入による客観的な管理をするよう指導されるケースが多いです。

勤怠管理システムができること

では、勤怠管理システムを導入すると何が変わるのでしょうか。まずは勤怠管理システムでできる事を確認しましょう。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システム導入のメリットについて、整理していきましょう。

勤怠管理システムの種類

それでは、勤怠管理システムにはどのような種類があるのでしょうか？順に見て行きましょう。

各型のメリット・デメリット

各型のメリット・デメリットを確認していきましょう。

勤怠管理システムはクラウド型がおすすめ

勤怠管理システムの場合、法改正や社内制度・体制変更などが多くシステム設定の変更が入るケースが多いことから、クラウド型がおすすめです。

「テレワーク・出張・直行直帰時などの管理ができる」、「時代に合わせて進化する新機能を利用できる」という点も、クラウド型勤怠管理システムの推奨ポイントです。

kinnosuke（キンノスケ）だからできる事

クラウド型の勤怠管理システムのおすすめサービスとして、kinnosuke（キンノスケ）を紹介いたします。多くの企業に選ばれているkinnosuke（キンノスケ）の特徴を確認していきましょう。

15年の実績とノウハウを持つ

kinnosuke（キンノスケ）は、クラウド型の勤怠管理システムの販売を始めてから15年以上の実績を持っています。長きにわたってお客様の勤怠管理に関する課題と向き合う中で培ったノウハウを反映したサービスを提供しています。

時代や環境の変化にも対応しやすく、お客様継続率は98.1%を誇ります。
打刻だけでなく、休暇管理・申請承認・集計を一括管理でき、給与ソフトと連携も可能です。

便利な機能をご紹介

kinnosuke（キンノスケ）は、便利な機能を多数搭載しています。

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まとめ

働き方改革が求められる中、より効率的で透明性の高い勤怠管理が求められています。
システムの導入を検討されている企業、または現在の管理方法の見直しをしたいという企業は、ファーストステップとしてまずは製品資料をダウンロードしてみてはいかがでしょうか。